特雷西联合校区凭借门户解决方案

特雷西联合校区（TUSD）位于加利福尼亚州的圣约魁谷（San Joaquin Valley），约有 16,000 名学生和 1,500 名教职员工。该校区希望采用一款解决方案来管理文档资源，实现师生间的协作，并大幅减少 IT 员工处理一般任务所需的时间。该校区与惠普服务（HP Services）通力合作，共同推出了一款基于 Microsoft® Office SharePoint® Portal Server 的交流与协作解决方案，该解决方案还采用了诸如 Windows ServerTM、Exchange Server 和 Microsoft Office XP Professional 等其它微软软件，不仅可提高校区员工工作效率，使日常工作变得更加轻松自如，还为建立便于师生们校内交流的协作环境打下了坚实的基础。

“利用安全的 Web 访问功能和微软的门户解决方案，我们终于能为员工提供强大、可靠而高效的访问方式，让他们随时随地都能获得所需的资源。”

    位于加利福尼亚州圣约魁谷的特雷西联合校区（TUSD）有从幼儿园到 12 年级的学生约 16,000 名。该校区一直努力在校园系统中尽可能多地应用新技术。大约两年前，该校区就开始研究新技术，以便教师、管理人员、学生和家长之间更好地开展协作与交流。

    校区的信息服务与教育技术总监 Kerry Johnson 指出其新技术项目应可实现如下目标：

• 提高教职员工工作效率，节约大量的纸文件办公时间，例如不用再复印大量用于课堂中的工作表。
• 开发相关解决方案，使 TUSD 尽可能实现无纸化环境，用数字文件代替纸张来存储资源。
• 实现彼此协作，使师生们能随时随地、更便捷地共同开展项目。
• 为教师、学生和管理人员提供一种安全方法，可通过学校的计算机或任何因特网接入点（如家中或公共图书馆的 PC 机）创建、管理并存取自己的文件。
• 尽可能减少校区 IT 部门管理新系统的工作量。

    之所以要寻找新的解决方案，最主要的原因在于纸质办公文件实在太多了，如培训材料、校区政策和课堂材料等。大多数文件保存于特雷西校区总部的教学媒体中心（IMC），老师们要查找重要材料就必须跑到总部来才行。

    Johnson 指出：“直到大约三年前，所有材料还都是纸质文件形式，有的甚至还精装成册，所以当教师需要复印其中的数页时，非常困难。教师为完成基本的任务常常要花很多时间跑到 IMC 去。”

    Johnson及其工作组与教职员工和管理人员讨论可能的解决方案时发现，他们可采用相关技术，不仅能解决纸质文件管理的问题，而且可以为校区中的每个成员提供功能更强大的交流与协作系统。

    通过与惠普服务的紧密合作，该校区最初采用 Microsoft® SharePoint® Portal Server 2001 推出了一款基于 Web 的文件管理解决方案。其解决方案采用网络化的界面，能快速检索并找到日常工作所需的文件，从而有助于教师和管理人员提高工作效率。

    随着 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003的推出，校区决定进一步扩大软件的功能，因而部署一款功能更强大的交流与协作系统，为学生、教师和管理人员提供一种安全的方式，以便他们能够创建并管理各自的文件和工作区，尽可能减少校区内有限的 IT 员工的工作量。

    SharePoint Portal Server 为校区用户提供了统一的访问点，可以存取各种资源，如 Microsoft Office 文档、各种校区文件与教学材料、校区新闻与通知、IT 技术支持与其它校区应用，以及师生所需的各种资源链接等。举例来说，作为解决方案的一部分，惠普服务协助该校区将数十年积累的 32,000 份文件和记录进行了编制，并实现了数字化。基于 Web 的门户解决方案包括了文件搜索和检索工具、文件版本控制、出入记录和订阅功能等内容。

    除 SharePoint Portal Server 之外，校区还采用 Microsoft Windows ServerTM 2003 Enterprise Edition 操作系统、Exchange Server 2003 Enterprise Edition、Microsoft SQL ServerTM 2000 Enterprise Edition（能够存储通过门户可访问的文件）以及 Internet Information Services (IIS) 6.0，所有这些都是 Microsoft Windows Server SystemTM 集成服务器软件的一部分。

    该校区使用五台 HP ProLiant DL380 服务器来支持新环境，长期以来操作上没有遇到什么问题，并且得到了惠普服务公司卓越的技术支持。另一强劲卖点在于 ProLian 系列智能管理工具，它包括 HP Insight Manager 和 HP SmartStart 软件等。IT 管理人员在全天候应用环境中部署服务器时，SmartStart 可为其提供所需的基本功能。

    该校区分阶段部署解决方案。校区所有职员（包括约 900 名教师和约 600 名管理与支持人员）已经可以访问该系统。校区于 2004 年第二季度在约 1200 名区内学生中开展了系统试用。所有初中生和高中生预计到 2004～2005 学年度开始时都能使用该系统。Johnson 指出，校区还在制订识别系统用户身份的方法，该方法制订成功后，家长也能访问有关信息。

    该解决方案改进了整个校区中教师和管理人员之间的协作，优化了资源利用，扩大了校区信息的传播。并且解决方案对校区 IT 工作组的管理工作量要求相对较小。随着越来越多的学生在新的学年使用这一系统，预计也将有利于学生们的学习。

    提高员工协作和工作效率
    校区高级网络工程师 Sara Windsor 指出，该解决方案尽可能减少乃至消除了纸质办公，节约了员工的大量时间，从而提高了员工的工作效率。Windsor 还说：“采用 SharePoint 动态信息框架，我们终于能向分散的文件服务器说再见了，再也不用为了找到某封电子邮件而查个不停。”

    Windsor指出：“我们希望在各个层次上提高教师、管理人员和类似技术支持之间的协作。我们希望员工能花较少的时间在举行会议、记录保持和文件跟踪上。这样，他们能投入更多精力开展校区不同学校间的在线协作，开展教师社区互动，促进员工彼此间交流的加强。”

    解决方案部署之初，就体现出其带给校区的诸多好处，包括：各门课程的教参材料都能在线提供，不用再跑到校区的 IMC 去找；在线提供教育委员会批准的政策，不用再向学监办公室申请有关信息；而且个人和协作组的文件存储实现了索引，便于检索，不用再在整个校区内各台文件服务器上的专用和共享存储区里找个不停。

    此外，校区还通过 SharePoint Portal Server的 Team Sites （团队站点）特性节省了宝贵的时间与人力。在特雷西联合校区，通过 SharePoint 站点进行调查，不仅可收集教师对学校认可过程的反馈信息和针对员工发展提出的申请，还有助于了解员工的知识水平与技能。

    Johnson 指出：“调查工作是结合 Exchange Server 进行的，因此我们能根据电子邮件群组向不同的人进行调查。而且，调查结果还能直接导出到 Microsoft Excel，以便及时加以分析。利用 SharePoint Portal Server Team Sites 提供的调查工具，我们在极大程度上改变了收集员工调查信息的方式。我们现在很容易就能获得反馈信息，而此前进行一次调查要花很多的精力，我们甚至不愿意询问员工的意见。”

    Windsor 对此也表示同意，并进一步指出，微软门户解决方案使校区管理信息的方式发生了革命性变化。

    她说：“利用安全的 Web 访问功能和微软的门户解决方案，我们终于能为员工提供强大可靠而高效的访问方式，让他们随时随地都能获得所需的资源，这项功能不久也将向学生推出。”

    使 IT 和其他员工致力于增值项目
    整个2004年，校区将进一步推广该解决方案，在行政管理办公室以外进行全面部署。门户提供了构建校区在线社区的途径，确保人们能够及时获得所需信息。Windsor 举例说：“数学老师可根据需要创建自己的 Team Site（团队站点），在数学科目的同行之间发布并共享信息，甚至还能通过电子邮件订阅重要文件，这样每次有关文件修订后，教师都能及时获得最新版本。”

    校区建立了定制的 Web 接口，从而简化了发布中心处理的工作。教师可在线申请诸如印制课堂资料或试卷等复印和打印工作，一旦印刷完毕，就能接到电子邮件形式的通知去取材料，从而节约甚至完全消除了教师完成相关工作的时间，省得他们为了查找和复印相关材料必须跑到 IMC 去。

    Johnson 指出，该解决方案产生的效力也使 IT 部门受益匪浅。

    Johnson 说：“过去我们对学生采用普通帐号时，学生们的文件都保存在图书馆文件服务器的共享区内，我们必须处理众多磁盘上的大量信息，才能保存学生的文件。且由于安全性很低，学生们会改动其他学生的文件，甚至忘记自己文件存储的位置，从而造成大量难以处理的现实问题。这种混乱局面让教师和图书馆管理员苦不堪言。设置并管理学生帐户的繁重工作也让 IT 部门吃不消。”

    Johnson 接着说：“现在利用 Windows Server 2003 Active Directory® 我们能轻松创建学生帐户并设置相关权限，从而提高了安全性。”此外，IT 员工能腾出时间来开发新的解决方案和应用，使师生受益。“每所学校的教室和管理人员可在 Exchange Server 中使用自己的电子邮件群组，并自行在门户上设置部门站点。这就大大简化了他们和我们的工作，因为他们不用再等 IT 员工来做诸如新职员权限设置或删除离职人员记录这样的常规性工作。”

     Windsor补充：“从服务器管理的角度讲，集中门户有助于集中力量开展维护工作，确保解决方案具备高效、成熟稳定等特性，其中包括管理备份和灾难恢复计划等。在该解决方案实施之前，备份和灾难恢复实在像噩梦一样困扰着大家，因为资源零散地分布在整个校区不同的系统中，相同的文件常在不同位置有着多种备份和版本。”

    提供长期技术解决方案
    随着解决方案实施的不断深化，校区预计微软的校园门户解决方案 Windows® SharePoint Services 组件的使用量将快速增加，无需 IT 专业人员参与就能根据需要创建协作站点。师生可利用该特性实现跨学校协作。例如，小学与初、高中历史老师间可开展密切合作，共同准备并制订详细的历史课授课计划，满足从小学到高中整个学习阶段的学生需要。同样，不同学校的不同年级学生之间也能开展学习项目协作，不受时间空间束缚的共享相关信息。TUSD 还希望门户解决方案能够为因长期生病或其它问题而不能上学的学生提供新的学习途径，实现师生间的密切联系。

    Johnson 指出，微软协作技术的好处是显而易见的，随着该技术的不断完善，校区将继续实施这项技术。他说：“我们也可选择其它解决方案来完成当前工作，但微软可以为创建交流与协作解决方案提供出色的软件，并确保所提供的软件是最新的，而且其许可证费用低廉，这对学校非常有吸引力。我们实在想不出其它技术也能提供这些好处。”

    Microsoft Windows Server System
    Microsoft Windows Server System 集成服务器基础结构软件设计用以支持构建基于 Windows Server 2003 的端到端解决方案。该软件构建了一个基于综合性创新的基础结构，体现了微软构建产品及解决方案的整体方法，即在 IT 环境中同其它数据和应用程序进行无缝协作和交互。使用该产品，您可以降低经营成本，提供更加安全可靠的 IT 基础结构，为您的企业的未来发展带来富有价值的新功能。

 

相关文章